Supplier code of conduct
Arvesta is de fullservicepartner in de land- & tuinbouw met de grootste winkelketen waar plezier groeit.Bij Arvesta wensen we de land- en tuinbouw van de toekomst vorm te geven aan de hand van onze expertise en duurzame, innovatieve smartfarming-oplossingen, zodat onze boeren en tuinders groeien en stevig staan in een mondiale markt. Onze cultuurwaarden (kwaliteit, integriteit, leiderschap, teamspirit, focus op de klant en ondernemerschap) vormen de basis van ons handelen. Wij verwachten van jou, onze leverancier, dat je dezelfde waarden onderschrijft en aan onze missie bijdraagt door in alle omstandigheden de hoogste professionele, ethische en duurzame standaarden te handhaven. Deze Leveranciers Gedragscode bevat daartoe de praktische richtlijnen.
Inleiding
Wat?
De Leveranciers Gedragscode bevat de leidraad voor het gedrag dat we van jou als leverancier verwachten in relatie tot 3 domeinen: mensenonze businessrelatiede maatschappij
Wie?
De Leveranciers Gedragscode geldt voor alle leveranciers, onderaannemers, consultants, evenals met hen gelieerde bedrijven en agenten of andere medewerkers die in relatie staan met Arvesta en met haar verbonden ondernemingen, hierna gezamenlijk Arvesta genoemd.Als leverancier houd je hier rekening mee bij de keuze van je partners, onderaannemers en andere partijen waarmee wordt samengewerkt en je verlangt van hen dat zij eveneens de Leveranciers Gedragscode onderschrijven.
Hoe?
Het basisprincipe waar elke leverancier aan moet voldoen is het naleven van alle toepasselijke wet- en regelgeving. Indien (lokale) regelgeving strenger is dan deze Leveranciers Gedragscode, zal de leverancier de strengste norm naleven. Door op te treden als leverancier van Arvesta, verbind je je ertoe om de richtlijnen opgenomen in deze Leveranciers Gedragscode na te leven.
De leverancier in relatie tot mensen
Eigen medewerkers en medecontractanten
De leverancier behandelt zijn medewerkers met respect voor de mensenrechten en conform alle toepasselijke wetgeving.
De leverancier tolereert noch kinderarbeid, noch gedwongen arbeid.
Medewerkers van de leverancier genieten van correcte, gezonde en veilige arbeidsomstandigheden, faire werktijden en een correcte vergoeding.
De leverancier neemt voldoende maatregelen om werknemers te beschermen tegen overtreding van deze regels.
Medewerkers van Arvesta
Indien er sprake is van een (potentieel) belangenconflict, kaart de leverancier dit aan bij Arvesta vooraleer enige handelsrelatie wordt aangegaan.
Medewerkers van Arvesta kunnen geschenken enkel aanvaarden voor zover zij op jaarbasis de limiet van 50 euro niet overschrijden en het niet gaat om illegale of (seksueel) ongepaste geschenken, dan wel geschenken die de reputatie van Arvesta kunnen schaden.
Medewerkers van Arvesta kunnen uitnodigingen voor evenementen enkel aanvaarden voor zover zij de gebruikelijke tickets voor dergelijke evenementen niet meer dan 50 euro bedragen, op jaarbasis die limiet niet wordt overschreden en de evenementen de reputatie van Arvesta niet kunnen schaden.
Uitnodigingen voor beurzen en conferenties kunnen geaccepteerd worden.
Beide
De leverancier behandelt eigen medewerkers en die van Arvesta met respect en waardigheid.
Discriminatie op grond van ras, huidskleur, geslacht, godsdienst, politieke gezindheid, vakbondslidmaatschap, nationaliteit, seksuele geaardheid, genderidentiteit, sociale of etnische afkomst, leeftijd of handicap is onaanvaardbaar.
Arvesta tolereert geen pesten, (seksuele) intimidatie, agressie, geweld of bedreigingen met geweld.
De leverancier in relatie tot ons partnerschap
Arvesta wenst op een eerlijke en professionele manier te groeien en verwacht dezelfde houding van haar leveranciers. Constructieve communicatie en wederzijds respect zijn de basis van het partnerschap.
Keuze leverancier
Arvesta kiest haar leveranciers op basis van een geheel van relevante beslissingsfactoren, waaronder prijs, kwaliteit, leveringstermijn, veiligheid, service, reputatie, evenals duurzaamheid, socio-economische, sociale en milieuaspecten en in het algemeen het onderschrijven van deze Leveranciers Gedragscode.
Corruptie, omkoping en witwassen
Arvesta verwacht van haar leveranciers dat zij noch betrokken zijn bij noch deelnemen aan welke vorm van corruptie (elke handeling of poging daartoe waarbij iemand een voordeel voorstelt met het doel om een bepaald gedrag te bekomen of omgekeerd een voordeel aanvaardt als tegenprestatie voor een bepaald gevraagd gedrag), omkoping (vb. steekpenningen of smeergeld geven of ontvangen, al dan niet via tussenpersonen) of witwassen van gelden dan wel belastingontduiking.
Fraude
De leveranciers van Arvesta plegen geen fraude en nemen de nodige initiatieven om elke vorm van fraude (elke handeling of poging daartoe om een onrechtmatig voordeel te verkrijgen, zowel ten gunste van de fraudeur als van een derde) te vermijden en te bestrijden.
Bescherming van persoonsgegevens
De leverancier gebruikt, deelt en verwerkt de persoonsgegevens van Arvesta, haar medewerkers en relaties enkel voor gerechtvaardigde doeleinden en steeds in overeenstemming met alle geldende wettelijke bepalingen. Deze gegevens worden niet langer bewaard dan wettelijk is toegestaan.
Mededinging – eerlijke concurrentie
Leveranciers spelen het spel eerlijk, ook in relaties met concurrenten. Ze volgen alle regelgeving in verband met mededinging en eerlijke concurrentie. Ze onthouden zich onder andere van het maken van afspraken met concurrenten over prijzen, klanten- of gebiedsverdelingen, productiebeperkingen of biedingsprocessen. Leveranciers wisselen geen strategische informatie of toekomstige prijs- of hoeveelheidsintenties uit met concurrenten.
(Product)veiligheid en -kwaliteit
De leverancier levert enkel producten die beantwoorden aan de hoogste kwaliteits- en veiligheidsmaatstaven. Productveiligheid betreft eveneens de gebruiksaanwijzingen, etikettering en onderhoud.
De leverancier leeft op de sites van Arvesta de aldaar geldende veiligheidsprocedures strikt na.
(Intellectuele) eigendommen van Arvesta
Wanneer de leverancier in het kader van de samenwerking met Arvesta in contact komt met of de beschikking krijgt over bedrijfsmaterialen van Arvesta, zal hij deze enkel gebruiken ter uitvoering van zijn opdracht. De leverancier neemt maatregelen ter voorkoming van diefstal, verlies, misbruik, beschadiging of vernietiging.
Wanneer de leverancier de beschikking krijgt over ICT-materialen van Arvesta, zal hij de ICT-Gedragscode van Arvesta onderschrijven en naleven.
De leverancier respecteert de intellectuele eigendomsrechten van Arvesta. Hij zal zonder voorafgaande toestemming van Arvesta geen gebruik van maken van het logo of de benaming van Arvesta.
Vertrouwelijkheid
Elke vorm van bedrijfsinformatie van Arvesta (zoals onder meer technische, operationele, financiële en strategische informatie) waarvan de leverancier in het kader van zijn relatie met Arvesta kennis krijgt, wordt door hem vertrouwelijk behandeld. Het gebruik wordt door de leverancier beperkt tot wat voor de uitvoering van de samenwerking vereist is. Zowel het bestaan van de samenwerking als de vertrouwelijke informatie worden niet gedeeld tenzij mits voorafgaande schriftelijke toestemming van Arvesta.
Integriteit van documenten en financiële informatie
De leverancier draagt er zorg voor dat alle transacties met Arvesta op accurate, correcte, volledige en verifieerbare wijze worden geregistreerd in de vereiste boeken en bedrijfsdocumenten en dat deze documenten op correcte wijze en overeenkomstig de wettelijke bewaartermijnen worden bewaard.
De leverancier in relatie tot de maatschappij
Duurzaamheid
Duurzame land- en tuinbouw, duurzaam ondernemen en zorg voor onze mensen en consumenten. Dat zijn de drie pijlers waar Arvesta zich op focust in haar duurzaamheidsbeleid. Arvesta neemt het initiatief om tegen 2025 de duurzame, innovatieve partner te zijn voor de landbouwer, tuinbouwer en consument van de toekomst. Arvesta verwacht derhalve dat elke leverancier bijdraagt aan het duurzaamheidsbeleid van Arvesta.
Meer informatie over het duurzaamheidsbeleid van Arvesta kan teruggevonden worden in het Arvesta Activity Rapport, terug te vinden op www.arvesta.eu.
De leverancier draagt duurzaamheid hoog in het vaandel en is bereid informatie over zijn eigen duurzaamheidsbeleid en -acties te delen met Arvesta.
Milieu
De leverancier leeft alle toepasselijke milieuregelgeving na. Hij heeft oog voor milieuvriendelijke en energiezuinige alternatieven, zowel in productie als bij bv. afvalbeheersing en watergebruik.
Business continuity
De leverancier streeft ernaar om policies en wel plannen te hebben om blootstelling aan en schade naar aanleiding van pandemieën, terrorisme, criminaliteit, rampen,.. te vermijden of minstens te beperken.
Naleving
Onderschrijving
Door de Leveranciers Gedragscode te ondertekenen, dan wel deze op te nemen als bijlage bij een overeenkomst of algemene voorwaarden, onderschrijft de leverancier deze Leveranciers Gedragscode en verbindt hij zich ertoe zich daaraan te houden.
Informatie
Indien de leverancier vragen heeft bij de inhoud van deze Leveranciers Gedragscode kan hij daarvoor terecht bij zijn business contact, dan wel bij compliance@arvesta.eu
Onderzoek
De leverancier staat Arvesta toe om redelijke controles uit te voeren betreffende de naleving door de leverancier van deze Leveranciers Gedragscode, onder meer door middel van een bedrijfsbezoek of door opvraging van informatie. De leverancier verleent daaraan zijn constructieve medewerking.
Inbreuken
Indien Arvesta vaststelt dat de leverancier zich niet houdt aan de bepalingen van deze Leveranciers Gedragscode, zal Arvesta hierover met de leverancier in gesprek gaan om corrigerende maatregelen vast te leggen die binnen een redelijke termijn moeten worden uitgevoerd. Bij herhaling, bij het niet uitvoeren van corrigerende maatregelen binnen de gestelde termijn of in ernstige gevallen, kan Arvesta de relatie met de leverancier met onmiddellijke ingang beëindigen.
Voor overtredingen die strafrechtelijk gesanctioneerd kunnen worden, wordt door Arvesta klacht neergelegd bij de politie of de onderzoeksrechter.